Eräpäivä on laskussa mainittu viimeisin päivä, jolloin asiakkaan tulee tehdä suoritus laskutettavasta summasta. Laskun tulee sisältää myös muut kaupan kannalta oleelliset tiedot, jotka kertovat, mistä laskutettava summa syntyy, ja kuinka maksusuorituksen voi tehdä. Jotta vältyt väärinymmärryksiltä sekä myöhästyneiltä maksuilta, lue artikkelista, kuinka koostat selkeän laskun, ja miten hyvä laskutusprosessi edistää saatavien ajallaan kotiutumista.
Selkeä lasku ehkäisee väärinymmärrykset
Mitä yksinkertaisempi lasku, sitä helpompi asiakkaan on huomioida oleelliset asiat laskusta:
- keneltä lasku on tullut
- mitä palvelua tai tuotetta lasku koskee
- laskutettava kokonaissumma
- viimeinen maksupäivä eli eräpäivä
- maksutiedot
Laskun päivämäärä on päivä, jolloin lasku on lähetetty, ja laskun eräpäivä on päivämäärä, jona myyjä odottaa saavansa maksun ostajalta.
Ethän oleta, että asiakas tutustuu laskuihin aina yhtä huolellisesti, vaan tee laskun hyväksyminen ja maksaminen asiakkaalle helpoksi, käyttäen viitteitä ja nimikkeitä, joista laskutettava asia ja yrityksesi on tunnistettavissa.
Kuinka eräpäivä lasketaan?
Eräpäivä lasketaan yrityksen maksuehtojen mukaisesti. Esimerkiksi 30 päivän netto – maksuehtoa hyödyntävän yrityksen laskuttaessa 15. syyskuuta, työ oletetaan maksettavan 15. lokakuuta tai sitä ennen.
Eräpäivän asettamisessa kannattaa ottaa huomioon myös arkipyhät. Mikäli eräpäivä osuu arkipyhän kohdalle, eräpäivää voi olla tarpeen siirtää päivällä eteenpäin.
Yrityksellesi sopivien maksuehtojen valitseminen on tärkeää liiketoimintasi menestystä ajatellen. Lue enemmän artikkelistamme 👉 Maksuehto vaikuttaa liiketoimintasi arkeen.
Laskuun liitettävät tiedot
- laskun päivämäärä
- laskun numero
- myyjän Y-tunnus
- myyjän ja ostajan nimi ja osoite
- tuotteiden tai palveluiden määrä ja tyyppi
- tuotteiden tai palveluiden toimituspäivä
- yksikköhinta, ei arvonlisäveroa
- ALV%
- ALV:n määrä
Pyri aina laatimaan lasku samana päivänä kun ostotapahtuma tehtiin. Viivyttämällä laskutusta viikolla, viivästytät myös rahan vastaanottamista viikolla. Lisäksi kaikki kaupan yhteydessä sovittu saattaa unohtua. Oikea-aikainen laskutus antaa asiakkaallesi kuvan asiantuntevasta yrityksestä, jolla on prosessit kunnossa.
Lasku kannattaa lähettää aina asiakkaan valitsemalla tavalla, olipa kyseessä sähköinen lasku, sähköposti tai kirjeposti. Asiakkaan toiveiden huomioon ottaminen laskutuksenkin yhteydessä on hyvää asiakaspalvelua.
Vältä nämä virheet laskutuksessa
Laskutusvirheet ovat melko yleisiä, ja aiheuttavat auttamattomasti maksujen myöhästymisiä sekä virhetulkintoja asiakkaiden keskuudessa. Listasimme alle muutamia laskutukseen liittyviä inhimillisiä erehdyksiä, jotka tarkastamalla, teet laskutuksesta sujuvampaa.
Tarkasta päivämäärät
Laskun yläosassa olevan päivämäärän tulee olla laskun luomispäivämäärä. Voit lisätä myös kuvauksen, jonka alle liität päivämäärän, jolloin tuote toimitettiin tai palvelu suoritettiin.
Puutteelliset maksunsaajan tiedot viivästyttävät laskun maksua
Asiakas tarvitsee täydelliset myyjän yhteystiedot, mukaan lukien yhteyshenkilön nimi, yrityksen nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Monilla suurilla yrityksillä saattaa olla käytäntöjä, jotka eivät salli niiden käsitellä maksuja, mikäli kaikki yhteystiedot eivät ole tiedossa.
Laskun on täytettävä myös veroviranomaisen vaatimukset
Tarkasta myös, että lasku täyttää veroviranomaisten vaatimukset, ja että asiakkaan tiedot sekä maksutiedot ovat oikein. Mikäli asiakas huomaa virheitä, ja lasku vaatii korjauksia, viivästyy laskun suorittaminen.
Mikäli tarjoat vaihtoehtoisia maksutapoja, kuten luottokorttimaksu, sisällytä nämä tiedot laskuun. Useammat maksuvaihtoehdot tarkoittavat monesti, että asiakkaat maksavat nopeammin.
Ostotilausnumero mukaan
Ostotilausnumero osoittaa asiakkaan kirjanpidolle, että kyseinen tapahtuma on ennalta hyväksytty. Kirjanpito huomioi tässä tapauksessa ostotilausnumeron, ja maksaa laskun välittömästi. Mikäli numeroa ei ole, maksuprosessi pysähtyy, koska kirjanpito saattaa joutua kyselemään lisätietoja tai lasku lähtee yrityksessä pidemmälle hyväksymiskierrokselle.
Tarkista kokonaissumma
Onhan lopullinen laskun summa tarkistettu? Väärä kokonaissumma on yleinen ongelma esimerkiksi Wordilla tai Excelillä rakennetuissa laskuissa. Kaavat voivat olla virheellisiä tai laskutoimitus on tehty väärin. Tämä tarkoittaa yleensä sitä, että myyjän on varattava aikaa laskun tekemiseen ja lähettämiseen uudelleen.
Laskuja ei tulisi koskaan muuttaa sen jälkeen, kun ne on lähetetty. Mikäli asiakkaalle lähetetyssä laskussa on virhe, lasku tulee peruuttaa, ja lähettää tilalle uusi lasku.
Kerro selkeästi laskutettava tuote tai palvelu
Yritysten on kerrottava tarkasti, mitä ne tarjosivat asiakkaalle ostettavaksi ja milloin. Tämä auttaa asiakasta sekä kirjanpitoa ymmärtämään välittömästi, mitä lasku koskee.
Lasku sähköpostiin – nimeä otsikkorivi tarkasti
Joillakin yrityksillä on hyvin rento lähestymistapa laskun toimittamiseen, ja valitettavan usein laskut sekoittuvat muiden sähköpostien joukkoon, ellei niitä nimetä selkeästi. Kerro jo otsikossa, että kyseessä on lasku, ja mistä laskutetaan.
Laskujen seuranta – reagoi nopeasti, kun eräpäivä menee ohi
Laskujen seuranta kuuluu jokaisen terveen yrityksen toimenkuvaan. Mitä nopeammin reagoit eräpäivän ylittymiseen, sitä parempi sekä asiakkaalle että sinulle.
Asiakkaalle voi olla turhauttavaa, jos hän epähuomiossa on jättänyt laskun maksamatta, mutta siitä muistutetaan vasta useiden kuukausien jälkeen. Asiakas on voinut olla siinä uskossa, että asia on kunnossa sekä lasku suoritettu, ja allokoinut omia tulevia menojaan sillä perusteella.
Mitä tehdä, kun eräpäivä ylittyy eikä maksua kuulu?
Jos laskun suoritus on myöhässä, ei kannata heti olettaa, että lasku on kadonnut tai että se ei ole tullut perille lainkaan. Ota kontakti asiakkaaseen, ja kysy ystävällisesti, onko hän huomannut, että eräpäivä on mennyt ohitse.
Lähetä sähköposti
Lähetä asiakkaalle kohtelias sähköposti, ja liitä mukaan alkuperäinen lasku. Pyydä kuittausta, kun asiakkaalla on ollut muutama minuutti aikaa perehtyä asiaan. Ellei asia ole kiireellinen, (esimerkiksi, jos summa on iso ja myyjät odottavat omia bonuksia), älä merkitse sitä kiireelliseksi. Anna asiakkaalle rauha asian hoitamiseksi kuntoon.
Soita asiakkaalle
Kun saat asiakkaan linjoille, saat epäselvän asian monesti heti selvitettyä. Pidä lasku edessäsi, jotta voit viitata laskun numeroon ja summaan. Vielä parempi vaihtoehto on, kun liität laskun sähköpostiluonnokseen, jotta voit sanoa, että lähetät sen, kun puhelu on päättynyt. Asiakas arvostaa sitä, ettei hänen tarvitse etsiä laskua itse.
Arkistoi laskut huolellisesti
Yrityksen vastuulla on säilyttää kaikki kirjanpitomateriaalit verottajan vaatiman ajanjakson ajan. Sähköinen arkistointi riittää, kunhan asiakirjat ja niiden kopiot on tallennettu varmaan paikkaan.
Automatisoi maksuhuomautukset ja laskun perintä
Jopa modernit pienyritykset ovat omaksuneet käyttöönsä teknologian tarjoamat monipuoliset maksuvaihtoehdot, kuten sähköinen siirto, kortti- ja verkkomaksut. Monella yrittäjällä on käytössään myös laskutusohjelma, joka helpottaa arkea huomattavasti, sillä tehokas ja helppo laskutusprosessi ehkäisee virheet ja näin ollen saatavien viivästymisen.
Lisää laskutusohjelman hyödyistä sekä neuvoja ohjelman valintaa koskien, löydät artikkelistamme 👉 Laskutusohjelma – hyödyt PK-yritykselle ja vinkit valintaan.
Perintä247:n maksuhuomautus- ja perintäpalvelu on esimerkiksi vaivattomasti yhdistettävissä suoraan taloushallintoosi, mikäli yrityksen käytössä on Visma Netvisor. Kun otat palvelun käyttöön, siirtyvät erääntyneet myyntilaskut automaattisesti palveluun, sovittujen ehtojen ja aikarajan puitteissa.
Palveluun siirrettyjen myyntilaskujen tila päivittyy automaattisesti, ja myös tilille maksetut suoritukset kohdistetaan Netvisorissa myyntilaskulle. Palvelu tehostaa huomattavasti laskutusprosessia, sillä säästyt itse muistutusten lähettämiseltä ja maksujen seurannalta.
Kun laskutusprosessi on automatisoitu, varmistat sen, että eräpäivän ylittyessä, avoinna olevan laskun tilanne ei jää edistämättä, ja rahasi saamatta.
Artikkelin on julkaissut Oy Aurum Contactor Ltd:n tarjoama Perintä247 -palvelu, joka tarjoaa tukea ja asiantuntijuutta saatavien kotiuttamisessa mm. maksuhuomautusten sekä perintätoimeksiantojen keinoin. Palvelemme sinua 24/7. Kuulumme kotimaisen Moment Ventures -konsernin Yritys247-perheeseen, joka tarjoaa yrittäjien arkea helpottavia palveluita.
