Kaukana ovat ajat, jolloin PK-sektorilla käsiteltiin maksuja pääasiassa käteisenä ja tapahtumat kirjattiin manuaalisesti vihkoon. Nykyaikaiset PK-yritykset ovat omaksuneet käyttöönsä teknologian tarjoamat monipuoliset maksuvaihtoehdot, kuten sähköinen siirto, korttimaksu ja verkkomaksut. Yhä useammalla on käytössä myös laskutusohjelma, joka takaa nopean ja tehokkaan laskutusprosessin sekä ehkäisee virhelaskutuksia ja maksusaatavien viivästymisiä. Mikäli et itse ole vielä laskutusohjelman vannoutunut käyttäjä, tutustuthan artikkeliimme. Kerromme, kuinka yrityksesi prosesseihin sopiva laskutusohjelma todella helpottaa työtäsi sekä tarjoamme vinkkejä palvelun valintaa koskien.
Mikä on laskutusohjelma?
Laskutusohjelma on työkalu, joka automatisoi tuotteiden sekä palveluiden laskutuksen. Ohjelman työkalut luovat kätevästi luettelon eri tuotteista ja palveluista sekä niihin liittyvistä kustannuksista verotuksen huomioiden, jonka jälkeen ohjelma lähettää koostetun laskun haluamallesi vastaanottajalle. Älykkään teknologian avulla yrittäjät voivat luoda laskuja käyttämällä valmiita malleja, jotka ovat myös erilaisiin käyttötarkoituksiin muokattavissa. Kaikki on suunniteltu säästämään yrittäjän aikaa.
Laskujen käsittelyaika nopeutuu ja palvelusi paranee
Monet yrittäjät ovat valinneet laskutusohjelman käytön, sillä edut ovat merkittäviä verrattuna manuaaliseen laskutukseen tai paperilaskuihin. Hyvän ohjelmiston avulla säästät kustannuksia ja ennen kaikkea aikaa. Käsittelyajat nopeutuvat ja vältät turhia tulostus- tai postikuluja. Tehokkuuden kasvu ja kustannussäästöt ovat hyvän laskutusjärjestelmän tärkeimpiä etuja. Liiketoiminnallesi sopiva laskutusohjelmisto parantaa myös suhteitasi asiakkaisiin ja toimittajiin. Pienyrittäjänä voit hallita kaikkia laskutustöitä jopa itseksesi.
Yrittäjän laskutus – laskutusohjelman avulla automatisoit perustoiminteet
Laskutusohjelma on suunniteltu automatisoimaan ja luomaan tarkat laskutustoiminnot erilaisille palveluille ja tuotteille. Mikäli liiketoimintaasi liittyy paljon säännöllistä laskutusta, auttaa hyvä laskutusohjelmisto sinua toistuvien laskutustehtävien hoidossa. Parhaimmillaan laskutuksesi voi olla virheettömän järjestäytynyttä ja saat kotiutettua maksut nopeasti ja vaivattomasti. Asianmukaisen kirjanpidon avulla olet aina ajan tasalla laskujesi tilanteesta ja pääset myös tutkimaan haluamasi laskutustapahtumia tarkemmin.
Laskutusohjelmat eroavat hieman toisistaan lisäpalveluiden osalta. Kun olet tekemässä valintaa sinulle sopivimmasta ohjelmistosta, tarkistathan, mitkä palvelun ominaisuudet kuuluvat palvelupakettiin ilman erillistä lisämaksua. Listasimme alle muutamia laskutusohjelmien suosituimmista ominaisuuksia, joiden avulla pystyt tehostamaan laskutusprosessiasi:
- mahdollisuus sähköpostilaskuun, PDF-laskuun sekä verkkolaskuun
- reaaliaikainen kassavirtanäkymä
- muokattavat mallipohjat
- kieliversiot laskuista
- useamman valuutan maksuasetukset
- laskutusohjelman laiteriippumattomuus
- arvonlisäverotuksen asetukset
- mahdollisuus tuote- ja asiakasrekisteriin
- käyttäjäystävällinen mobiilisovellus
- ladattavat myyntiraportit
- tarjouksien huomioiminen ja luominen
- varmuuskopiointi sekä laskuarkisto
- integrointimahdollisuudet
- ammattitaitoinen asiakastuki
Raportit tuovat lisänäkyvyyttä liiketoimintaasi
Hyvän laskutusohjelman kautta saat käyttöösi myös raportoinnin, jonka avulla voit seurata talouttasi ja valvoa erääntyviä maksuja. Automaation avulla voit luoda raportteja eri tarpeisiin sekä ladata ne PDF-tiedostoiksi, joita voit lähettää eteenpäin esimerkiksi sähköpostitse. Kun raportointi ja reaaliaikainen seuranta on tehty helpoksi, yksinkertaistaa se tietojen analysointia. Raportointi tarjoaa olennaisen datan kätevässä paketissa kaikista laskutustoiminnoista, kuten maksamatta olevien laskujen määrän, tiettyjen ajanjaksojen seurannan, ajallaan maksavien asiakkaiden määrän ja päinvastoin. Helppo raportointi on yksi merkittävistä hyödyistä, joka auttaa sinua tehostamaan prosessejasi.
Laskutusohjelman hyödyt
Tehokkaan laskutuksen merkitystä ei voi vähätellä. Ketterästi toimiva laskutus takaa sen, että pystyt itse yrittäjänä suoriutumaan arjen pyörittämiseen liittyvistä kuluista tai liiketoimintasi kehittämisestä. Automaattinen laskutusohjelma auttaa yrittäjää hallitsemaan koko maksuprosessin aina tietojen keräämisestä laskujen luomiseen ja lähettämiseen sekä maksujen seurantaan sekä suojaukseen. Kaikkien laskutukseen liittyvien tehtävien hallinnoinnin lisäksi parhaat laskutusohjelmat mahdollistavat liiketoiminnallesi myös lukuisia muita etuja. Listasimme alle niistä muutamia:
Maksuviivästysten minimointi
Kätevä laskutusratkaisu voi auttaa sinua yksinkertaistamaan laskutusprosessia, joka näkyy myös saatavien nopeampana kotiutumisena. Palvelun tarjoamat seurantamahdollisuudet varmistavat, että huomaat mahdolliset viivästymiset sekä unohdukset nopeammin, ja pystyt heti reagoimaan niihin. Ajantasaiset tiedot mahdollistavat omien hankintojesi aikatauluttamisen sopivaan ajankohtaan, sillä pystyt seuraamaan yrityksesi maksukykyä helpommin.
Yritysmielikuva ammattimaiseksi
Asiakasystävällinen laskutusprosessi antaa hyvän kuvan yrityksestäsi ja tekee kanssasi asioimisen mieluisaksi. Useimmat laskutusohjelmat tarjoavat mahdollisuuden laskujen ja niihin liittyvien asiakirjojen räätälöintiin yritysilmeesi mukaiseksi.
Automaatiolla säästät aikaa ja kustannuksia
Kirjanpito- ja talousprosessien automatisointi antaa sinulle mahdollisuuden lisätä liiketoiminnan koko työnkulun tehokkuutta. Se auttaa pienentämään kustannuksiasi, sillä tarvitset vähemmän työntekijöitä laskutusasioiden hoitamiseen tai vaihtoehtoisesti tehostat omaa ajankäyttöäsi. Monipuoliset maksutavat ja turvallinen maksaminen kasvattaa myös kassavirtaasi ja parantaa asiakassuhteitasi.
Tietoturvallinen toiminta sinulle ja asiakkaillesi
Hyvä laskutusohjelma pystyy tarjoamaan sinulle pankkitason turvaominaisuudet. Laskutusratkaisun tulisi tarjota optimaalinen suojaus koko maksuprosessille sekä suojata samalla taloustietosi hakkereilta tai muilta uteliailta katseilta. Integroidun laskutusohjelman käyttö on paljon luotettavampaa ja turvallisempaa kuin manuaaliset laskut, jotka lähetetään sähköpostin liitteinä.
Integroidut maksusovellukset kasvattavat kohderyhmääsi
Laskutusohjelmiin voit integroida myös kolmansien osapuolten maksusovelluksia. Monipuoliset maksutavat madaltavat ostokynnystä ja saat myös maksut kotiutettua nopeammin. Laskutusohjelmistoissa on yleensä ominaisuuksia, joiden avulla voidaan käsitellä useita eri valuuttoja, monia kieliä sekä automatisoida veroasetuksia.
Minkälainen laskutusohjelma sopii yritykselleni?
Kilpailu on nykyään kovaa markkinasta riippumatta. Asiakkaiden tunnistaminen, houkutteleminen ja säilyttäminen vaativat jatkuvia toimenpiteitä. Hyvän laskutusohjelman käyttö on yksi tapa huolehtia kilpailukyvystäsi ja vahvistaa asemaasi asiakkaiden silmissä.
Laskutusohjelmat vaihtelevat suuresti niiden ominaisuuksien, kohderyhmien ja palvelupakettien tiimoilta, joten ensin on hyvä tiedostaa, millainen ohjelma sopii juuri sinun prosessejasi helpottamaan. Tarvitsemasi ominaisuudet kun riippuvat erityisesti toimintasi laajuudesta sekä laskutettavien asiakkaidesi profiilista.
Mikäli omaat esimerkiksi paljon julkishallinnon asiakkuuksia tai yritysasiakkaita ylipäänsä, on verkkolaskutusmahdollisuus yleensä välttämätön ominaisuus. Lähetettyjen laskujen määrän kasvaessa on kätevää, mikäli laskutusohjelman seurantamahdollisuudet tukevat tarpeitasi ja laskut ovat helposti liitettävissä kirjanpitoon.
Monesti alkuun pääsee jo ihan perusominaisuuksilla. Esimerkiksi Visma Netvisor tarjoaa pienyrittäjille palvelupaketin, jolla saat käyttöösi sähköisen kirjanpidon sekä tilan, johon mahtuu rajaton määrä tositteita. Toiminnan kasvaessa voit ottaa käyttöön lisäominaisuuksia, tulevien tarpeidesi mukaan.
Perintä247 suosittelee
Zervantin helppokäyttöinen laskutusohjelma tarjoaa ilmaisen laskutuksen ensimmäisille viidelle asiakkaalle. Yritystoiminnan kasvaessa tarjolla on maksulliset paketit, joilla saat toiminnot kuten maksumuistutukset, verkkolaskutuksen, tuntikirjauksen ja pankkiyhteyden. Pankkiyhteyden avulla näet laskut ja maksut samassa näkymässä, mikä helpottaa saatavien seurantaa.
Laskutusohjelman valinta – yrittäjän tarkistuslista
Mikäli laskutusohjelmat eivät ole sinulle ennestään tuttuja, voi valintaprosessissa alkuun pääseminen tuntua työläältä. Listasimme alle avuksesi muutamia tarkastamisen arvoisia seikkoja, joihin pienyrittäjän on hyvä löytää vastaus ennen lopullisen ohjelmiston valitsemista. Tarkista:
- onko valitsemasi laskutusohjelma turvallinen ja pysyvätkö kaikki tietosi luottamuksellisina
- onko ohjelmisto yhteensopiva eri käyttöympäristöissä, ja onko siihen vaivaton pääsy eri laitteiden kautta, käyttöjärjestelmästä riippumatta
- voiko ohjelmisto integroitua käytössäsi oleviin ohjelmistoihin tai muihin harkitsemiisi ohjelmiin (tämä auttaa pitämään yrityksesi tiedot turvassa)
- onko valitsemasi laskutusohjelma käyttäjäystävällinen ja helppo oppia
Ihanteellisin laskutusohjelma yrityksellesi on siis se, joka tukee parhaiten juuri sinun laskutustarpeitasi, ja joka pystyy palvelemaan sinua yrityksesi kasvaessakin. Ennen uuden järjestelmän käyttöönottoa olisi tärkeää käydä läpi kaikki nykyiset laskutusprosessit ja tutustua niiden hyviin puoliin sekä kehitystä vaativiin seikkoihin. Tämä auttaa sinua tiedostamaan, minkä tyyppinen laskutusohjelma voisi auttaa juuri sinun yritystäsi ja mahdollista tiimiäsi parhaiten.
Maksuhuomautusten ja perinnän automatisointi – Perintä247
Yhdistämällä Perintä247:n huomautus- ja perintäpalvelun suoraan taloushallintoosi, erääntyneet laskut siirtyvät automaattisesti palveluumme kanssasi sovittujen ehtojen ja aikataulujen puitteissa, mikäli käytössäsi on helposti tarpeidesi mukaan skaalautuva Visma Netvisor -laskutusohjelma. Siirrettyjen myyntilaskujen tilanne päivittyy automaattisesti ja saapuneet suoritukset kohdistetaan Netvisorissa myyntilaskulle. Näin säästät aikaa muistutusten lähettämisessä sekä maksujen seurannassa, samalla saatavien kotiutumista nopeuttaen. Olisiko tämä toimiva ratkaisu helpottamaan omaa laskutusprosessiasi? Ole yhteydessä asiakaspalveluumme, suunnitellaan yhdessä sinua palveleva kokonaisuus.
Artikkelin on julkaissut Oy Aurum Contactor Ltd:n tarjoama Perintä247 -palvelu, joka tarjoaa tukea ja asiantuntijuutta saatavien kotiuttamisessa mm. maksuhuomautusten sekä perintätoimeksiantojen keinoin. Palvelemme sinua 24/7. Kuulumme kotimaisen Moment Ventures -konsernin Yritys247-perheeseen, joka tarjoaa yrittäjien arkea helpottavia palveluita, kuten Yrityslaina247 ja Domain247.
