Tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä
Oy Aurum Contactor Ltd
(0929164-1)
PL 155 (Pyhäjärvenkatu 5 A)
33201 Tampere
Puhelin: 03 4552 544 (arkisin klo 9-15)
info@aurumcontactor.fi
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Sini Ylikoski
Puhelin: 029 360 9090
3. Rekisterin nimi
Oy Aurum Contactor Ltd:n toimeksiantajarekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään seuraavissa tarkoituksissa:
- Palvelujen tuottaminen, yhteydenpito, asiakastuki
- Laskutuspalvelu ja maksuvalvonta
- Kirjanpito ja maksuliikenne
- Perintäasioiden käsittelyn seuranta ja hallinta
- Riskienhallintaan ja väärinkäytösten estämiseksi
- Rekisteröityjä tietoja käsitellään lisäksi asiakaspalvelun ja liiketoiminnan kehittämistarkoituksissa sekä markkinointia, suoramarkkinointia, analysointia ja tilastointia varten
Henkilötietoja käsitellään ja luovutetaan vain tietosuoja-asetuksen sallimissa rajoissa sen määräyksiä noudattaen ja vain siltä osin kuin on tarpeellista rekisterin käyttötarkoituksen kannalta.
Henkilötietojen käsittely rekisterissä on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena (GDPR 2016/679, 6 art. b-kohta) ja rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen toteuttamiseksi (GDPR 2016/679, 6 art. f-kohta). Käsittely voi olla tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (GDPR 2016/679, 6 art. c-kohta).
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin voidaan sisällyttää seuraavia tietoja:
- Yrityksen nimi, y-tunnus
- Yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
- Yhteyshenkilön tiedot (nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, asema/tehtävä)
- Tiedot laskutuksessa tai perinnässä olevista saatavista ja niihin kohdistuneet käsittelyvaiheet
- Asiakaspalvelussa käydyt puhelin-/sähköpostikeskustelut
- Sopimussuhteeseen liittyvät muut tiedot (laskutus- eli myyntireskontratiedot ja muut toimeksiannon hoitamisen kannalta tarpeelliset tiedot toimeksiantajasta)
- Käyttäjätiedot sähköisiin palveluihin (käyttäjätunnus ja kryptattu salasana)
Tietosuoja-asetus (2016/679)
Rekisterinpitäjä varaa oikeuden nauhoittaa asiakaspalveluun soitetut puhelut. Rekisteriin voidaan sisällyttää myös nauhoitettuja puheluita.
Rekisterinpitäjä kerää ja käsittelee rekisteröidyistä palveluidensa tarjoamisen kannalta tarpeellisia tietoja. Rekisterinpitäjä voi kerätä rekisteröidyistä, näiden edustajista ja tosiasiallisista edunsaajista rahanpesulainsäädännön, kuten laki rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä (2017/444), noudattamiseksi tarvittavia tietoja.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Tietoja kerätään seuraavista tietolähteistä:
- Rekisteröity (toimeksiantoa, yhteyshenkilöä, laskutus- ja/tai perintäasiakasta ja saatavaa koskevat
tiedot) - Asiamiehet (rekisteröityä koskevat tiedot)
- Yritys- ja yhteisötietojärjestelmä (yritys- ja yhteisötiedot)
7. Tietojen luovutukset
Rekisteröityjen henkilötietoja saatetaan luovuttaa tietosuoja-asetuksen sallimissa tilanteissa seuraaviin tarkoituksiin:
- Asiakaspalvelun tuottamiseksi
- Talouteen ja kirjanpitoon liittyvien palveluiden tuottamiseksi
- Viranomaisille
Lisäksi rekisterinpitäjä voi luovuttaa rekisteröityjen henkilötietoja tulostus- ja postituspalveluja, puhelin- ja viestiliikennettä sekä asianajopalveluja tuottaville palveluntarjoajille.
Lisäksi henkilötietoja voidaan luovuttaa rekisterinpitäjän kanssa samaan konserniin kuuluville yrityksille tämän tietosuojaselosteen mukaisia käsittelytarkoituksia varten, mukaan lukien konserniyritysten tuotteiden ja palveluiden markkinointi. Henkilötietoja voidaan siirtää konserniyhtiöiden välillä myös sisäisiä hallinnollisia tarkoituksia varten, kuten raportointitarkoituksissa tai liiketoiminnan tehostamiseksi esimerkiksi käytettäessä konsernin keskitettyjä tieto- ja viestintäjärjestelmiä. Henkilötietojen luovuttaminen konserniyritysten väillä perustuu konserniyritysten oikeutettuun etuun harjoittaa liiketoimintaa ja hallita asiakassuhteita tehokkaasti sekä tiedottaa asiakkaille muiden konserniyhtiöiden palveluista.
Rekisterinpitäjä voi myös joutua hätätilanteissa tai muissa yllättävissä tilanteissa luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja ihmisten hengen ja terveyden sekä omaisuuden suojaamiseksi. Lisäksi rekisterinpitäjä voi joutua luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja, mikäli se on osallisena oikeudenkäynneissä tai muissa riidanratkaisuelimissä tapahtuvissa menettelyissä.
Tietojen luovutus kolmannelle taholle tapahtuu pääsääntöisesti sähköisten tiedonsiirtoyhteyksien avulla, mutta tietoja voidaan luovuttaa myös muulla tavoin, kuten puhelimitse tai kirjeitse.
8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisterissä olevia tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisteriä käyttävät perintä-, laskutus-, talous- ja lakiasioita käsittelevät henkilöt. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus myös käyttöoikeuden päättymisen jälkeen. Osa rekisterin tiedoista on julkisia ja saatavissa eri julkisista asiakirjoista. Muut tiedot ovat luottamuksellisia. Tietoja tulostetaan vain tarvittaessa, ja paperitulosteet tuhotaan tietoturvallisesti välittömästi käsittelyn jälkeen. Sähköisen aineiston osalta väärinkäytös- ja tunkeutumisyritysten torjunta toteutetaan eritasoisilla teknisillä ja sovellusratkaisuilla. Järjestelmän tiedot ovat valvotussa ja lukitussa tilassa, johon pääsy ulkopuolisilta on estetty. Rekisterin käyttäminen edellyttää käyttäjätunnusta ja salasanaa. Rekisteristä otetaan säännöllisesti varmuuskopio ja sen tietoturva on toteutettu monessa eri tasossa.
10. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon oikaisemista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Rekisteritietojen tarkastaminen tapahtuu toimittamalla henkilötunnuksen sisältävä omakätisesti allekirjoitettu ja päivätty tarkastuspyyntö rekisterinpitäjän asiakaspalveluun. Kirjalliseen tarkastuspyyntöön tulee liittää kopio virallisesta henkilöllisyystodistuksesta. Henkilökohtainen käynti edellyttää ajanvarauksen. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä voi ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään yllämainitun posti- tai sähköpostiosoitteen kautta.
11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
12. Suoramarkkinointi
Rekisterinpitäjä voi lähettää asiakkaan suostumuksella asiakkaalle tiedotteita muista rekisterinpitäjän tai sen kanssa samaan konserniin kuuluvien yritysten tuottamista palveluista ja tuotteista ja myös välittää asiakkaan tietoja rekisterinpitäjän kanssa samaan konserniin kuuluville yrityksille, joiden toiminta liittyy rekisterinpitäjän toimintaan ja tarjontaan, jotta nämä voivat lähettää asiakkaalle omaa toimintaansa koskevia tarjouksia. Asiakkaalla on oikeus perua antamansa suostumus ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjälle.
13. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta. Valituksen voi tehdä erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa hänen vakinainen asuinpaikkansa tai työpaikkansa on taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut sanotun kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja. Suomessa tietosuojaviranomainen on tietosuojavaltuutettu: http://www.tietosuoja.fi.
14. Tietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen sitä laillista tarkoitusta varten, johon tiedot on kerätty. Säilytysaika voi määräytyä esimerkiksi kirjanpitolain asettamien vaatimusten mukaisesti. Säilytämme tietoja myös sopimuksen päättymiseen asti ja/tai niin kauan, että vanhentumisaika erilaisten korvausvaatimusten esittämiselle on kulunut. Rekisterinpitäjällä on lisäksi lakisääteinen velvollisuus säilyttää henkilötietoja tietyn ajan petosten torjumista ja havaitsemista, rahanpesun havaitsemista ja toteen näyttämistä ja tilintarkastusta varten. Kirjanpitoaineistoa säilytetään lakisääteinen säilytysaika.
15. Tietosuojaselosteen muutokset
Rekisterinpitäjä kehittää toimintaansa jatkuvasti ja pidättää itsellään oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Myös lainsäädäntö voi muuttua, joten tietosuojaselosteen sisältöön tulee tutustua säännöllisin väliajoin.
1. Rekisterinpitäjä
Oy Aurum Contactor Ltd
(0929164-1)
PL 155
(Pyhäjärvenkatu 5 A)
33201 Tampere
Puhelin: 03 4552 544 (arkisin klo 9-15)
info@aurumcontactor.fi
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Sini Ylikoski
Puhelin: 029 360 9090
3. Rekisterin nimi
Oy Aurum Contactor Ltd:n velallisrekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään seuraavissa tarkoituksissa
- Laskutuspalvelu ja maksuvalvonta
- Vapaaehtoinen perintä
- Oikeudellinen perintä
- Perintäasioiden käsittelyn seuranta ja hallinta
- Perintäasioihin liittyvissä riita-, rikos- ja konkurssi-, velkajärjestely-, yrityssaneeraus- ja hakemusasioissa, sekä muissa perintään liittyvissä tehtävissä
- Riskienhallintaan ja väärinkäytösten estämiseksi
- Luottotietoyhtiön luottotietorekisteristä peräisin olevien luottotietojen tallentaminen ja välittäminen toimeksiantajina toimiville sopimusasiakkaille luottotietolain säännösten mukaisesti sekä luottotietojen käyttäminen perintätoimenpiteistä päättämiseksi
- Lakisääteisten velvollisuuksien noudattamiseksi muun muassa viranomaisselvitysten laatimiseksi
- Rekisteröityjä tietoja käytetään myös ammattimaiselle perinnänharjoittajalle laissa säädettyjen velvoitteiden toteuttamiseksi
- Rekisteröityjä tietoja käsitellään lisäksi asiakaspalvelun ja liiketoiminnan kehittämistarkoituksissa sekä markkinointia, suoramarkkinointia, analysointia ja tilastointia varten.
Henkilötietoja käsitellään ja luovutetaan vain tietosuoja-asetuksen sallimissa rajoissa sen määräyksiä noudattaen ja vain siltä osin kuin on tarpeellista rekisterin käyttötarkoituksen kannalta.
Henkilötietojen käsittely rekisterissä on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena (GDPR 2016/679, 6 art. b-kohta) ja rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen toteuttamiseksi (GDPR 2016/679, 6 art. f-kohta). Käsittely voi olla tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (GDPR 2016/679, 6 art. c-kohta).
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin voidaan sisällyttää seuraavia henkilötietoja:
- Nimi
- Yhteystiedot (osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
- Henkilötunnus
- Kotikunta
- Pankkiyhteystiedot
- Tiedot laskutuksessa tai perinnässä olevista saatavista ja niihin kohdistuneet käsittelyvaiheet
- Asiakaspalvelussa käydyt puhelin-/sähköpostikeskustelut ja muu asiakaspalvelutilanteisiin liittyvä viestintä
- Maksuhäiriötiedot
- Oikeudellisen perinnän tuomiot
- Ulosottoasiat
- Tiedot asiaan liittyvistä kolmansista tahoista (esimerkiksi yhteyshenkilöiden tai edunvalvojien tiedot)
- Rekisterinpitäjä varaa oikeuden nauhoittaa asiakaspalveluun soitetut puhelut. Rekisteriin voidaan sisällyttää myös nauhoitettuja puheluita.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Tietoja kerätään seuraavista tietolähteistä:
- Toimeksiantaja (toimeksiantoa, laskutus- ja/tai perintäasiakasta ja saatavaa koskevat tiedot)
- Rekisteröity (asiakasta itseään sekä saatavaa ja maksuja koskevat tiedot)
- Asiamiehet, edunvalvojat (rekisteröityä koskevat tiedot)
- Fonecta Oy (osoite- ja henkilötiedot, puhelinnumerot sekä edunvalvontatiedot)
- Oikeusrekisterikeskus (tuomiot, konkurssi-, yrityssaneeraus- ja velkajärjestelytiedot, ulosottotiedot)
- Suomen Asiakastieto Oy (osoite- ja henkilötiedot, julkiset maksuhäiriötiedot)
- Yritys- ja yhteisötietojärjestelmä (yritys- ja yhteisötiedot)
- Asiakaspalvelun yhteydessä
Lisäksi tietoa saadaan tuomioistuimilta, esitutkintaviranomaisilta sekä ulosottoviranomaisilta.
7. Tietojen luovutukset
Rekisteröityjen henkilötietoja saatetaan luovuttaa tietosuoja-asetuksen sallimissa tilanteissa seuraaviin tarkoituksiin:
- Asiakaspalvelun tuottamiseksi
- Talouteen ja kirjanpitoon liittyvien palveluiden tuottamiseksi
- Toimeksiantajalle
- Laskutus- ja/tai perintäasiakkaalle tai tämän määräämälle taholle rekisteröityyn liittyen
- Tuomioistuimille
- Ulosottoviranomaisille
- Poliisiviranomaisille
- Luottotietoyhtiöille
- Numero-, osoite- ja yhteystietopalveluyrityksille tietojen tarkistamista varten
- Velkojen myynnin yhteydessä kolmannelle osapuolelle
Henkilötietoja voidaan myös luovuttaa rekisterinpitäjän kanssa samaan konserniin kuuluville yrityksille tämän tietosuojaselosteen mukaisia käsittelytarkoituksia varten, mukaan lukien konserniyritysten tuotteiden ja palveluiden markkinointi. Henkilötietoja voidaan siirtää konserniyhtiöiden välillä myös sisäisiä hallinnollisia tarkoituksia varten, kuten raportointitarkoituksissa tai liiketoiminnan tehostamiseksi esimerkiksi käytettäessä konsernin keskitettyjä tieto- ja viestintäjärjestelmiä. Henkilötietojen luovuttaminen konserniyritysten väillä perustuu konserniyritysten oikeutettuun etuun harjoittaa liiketoimintaa ja hallita asiakassuhteita tehokkaasti sekä tiedottaa asiakkaille muiden konserniyhtiöiden palveluista.
Luottotietoyhtiön luottotietorekisteristä peräisin olevia luottotietoja voidaan välittää toimeksiantajina toimiville sopimusasiakkaille.
Lisäksi rekisterinpitäjä voi luovuttaa rekisteröityjen henkilötietoja tulostus- ja postituspalveluja, puhelin- ja viestiliikennettä sekä asianajopalveluja tuottaville palveluntarjoajille.
Rekisterinpitäjä voi myös joutua hätätilanteissa tai muissa yllättävissä tilanteissa luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja ihmisten hengen ja terveyden sekä omaisuuden suojaamiseksi. Lisäksi rekisterinpitäjä voi joutua luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja, mikäli se on osallisena oikeudenkäynneissä tai muissa riidanratkaisuelimissä tapahtuvissa menettelyissä.
Tietojen luovutus kolmannelle taholle tapahtuu pääsääntöisesti sähköisten tiedonsiirtoyhteyksien avulla, mutta tietoja voidaan luovuttaa myös muulla tavoin, kuten puhelimitse tai kirjeitse.
8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisterissä olevia tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisteriä käyttävät perintä-, laskutus-, talous- ja lakiasioita käsittelevät henkilöt. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus myös käyttöoikeuden päättymisen jälkeen. Osa rekisterin tiedoista on julkisia ja saatavissa eri julkisista asiakirjoista. Muut tiedot ovat luottamuksellisia. Tietoja tulostetaan vain tarvittaessa, ja paperitulosteet tuhotaan tietoturvallisesti välittömästi käsittelyn jälkeen. Sähköisen aineiston osalta väärinkäytös- ja tunkeutumisyritysten torjunta toteutetaan eritasoisilla teknisillä ja sovellusratkaisuilla. Järjestelmän tiedot ovat valvotussa ja lukitussa tilassa, johon pääsy ulkopuolisilta on estetty. Rekisterin käyttäminen edellyttää käyttäjätunnusta ja salasanaa. Rekisteristä otetaan säännöllisesti varmuuskopio ja sen tietoturva on toteutettu monessa eri tasossa.
10. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon oikaisemista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Rekisteritietojen tarkastaminen tapahtuu toimittamalla henkilötunnuksen sisältävä omakätisesti allekirjoitettu ja päivätty tarkastuspyyntö rekisterinpitäjän asiakaspalveluun. Kirjalliseen tarkastuspyyntöön tulee liittää kopio virallisesta henkilöllisyystodistuksesta. Henkilökohtainen käynti edellyttää ajanvarauksen. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä voi ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään yllämainitun posti- tai sähköpostiosoitteen kautta.
11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
12. Suoramarkkinointi
Rekisterinpitäjä voi lähettää asiakkaan suostumuksella asiakkaalle tiedotteita muista rekisterinpitäjän tai sen kanssa samaan konserniin kuuluvien yritysten tuottamista palveluista ja tuotteista ja myös välittää asiakkaan tietoja rekisterinpitäjän kanssa samaan konserniin kuuluville yrityksille, joiden toiminta liittyy rekisterinpitäjän toimintaan ja tarjontaan, jotta nämä voivat lähettää asiakkaalle omaa toimintaansa koskevia tarjouksia. Asiakkaalla on oikeus perua antamansa suostumus ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjälle.
13. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta. Valituksen voi tehdä erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa hänen vakinainen asuinpaikkansa tai työpaikkansa on taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut sanotun kuitenkaan rajoittamatta muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja tai oikeussuojakeinoja. Suomessa tietosuojaviranomainen on tietosuojavaltuutettu: http://www.tietosuoja.fi.
14. Tietojen säilytysaika
Kirjanpitoaineistoa säilytetään lakisääteinen säilytysaika. Velallisen tiedot voidaan poistaa rekisteristä, mikäli kaikki velalliseen kohdistuneet perintäasiat on saatettu päätökseen eikä muutoinkaan tietojen säilyttäminen ole rekisterin käyttötarkoituksen, lainsäädännön tai muun syyn perusteella tarpeellista. Asiakirjat ja tiedot on säilytettävä viiden vuoden ajan siitä, kun perintätoimenpiteet ovat päättyneet. Jos asiakirjat ja tiedot olisi muun lain nojalla säilytettävä ehdotettua ajanjaksoa pidempään, noudatetaan tuota pidempää säilyttämisaikaa.
15. Tietosuojaselosteen muutokset
Rekisterinpitäjä kehittää toimintaansa jatkuvasti ja pidättää itsellään oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Myös lainsäädäntö voi muuttua, joten tietosuojaselosteen sisältöön tulee tutustua säännöllisin väliajoin.
