Sopivien maksuehtojen valitseminen on tärkeää terveen liiketoiminnan rakentamisessa ja ylläpitämisessä. Maksuehto on laskuun lisättävä lauseke, jonka tulisi vastata liiketoimintatavoitteitasi sekä kertoa asiakkaallesi, milloin ja millä tavalla lasku on maksettavissa. Käymme artikkelissa läpi yleisimmät maksuehdot sekä kerromme, miksi yrityksen kannattaa miettiä liiketoimintaa parhaiten tukevat maksuehdot jo varhaisessa vaiheessa elinkaarta.
Mikä on maksuehto?
Maksuehto on asiakkaan kanssa sovittu, laskuun kirjattu ehto, joka kertoo milloin ja millä tavalla asiakkaasi voivat maksaa laskun yrityksellesi.
Maksuehdot ovat sopimus, joka kertoo asiakkaallesi odotuksesi maksun käsittelyä kohtaan. Se kertoo päivän, jolloin asiakkaan tulisi maksaa sinulle, ja mainitsee myös seuraamukset laskun maksamatta jättämisestä.
Oikea-aikaisen laskun lähettäminen on edellytys sille, että asiakkaasi maksavat sinulle ajallaan. Jotta asiakkaasi maksavat sinulle liiketoimintaasi parhaiten hyödyttävällä tavalla, on hyvä ymmärtää hieman yleisistä maksuehdoista sekä niiden käytöstä.
Laskun maksuehdot
Laskutukseen liitettäviä maksuehtojen osia ovat muun muassa:
- laskun päivämäärä
- erääntyvän laskun kokonaissumma
- maksuaika ja eräpäivä, jolloin asiakkaan on summa viimeistään maksettava
- luettelo hyväksytyistä maksutavoista
Näiden lisäksi kannattaa laskuun lisätä muutamia muitakin tärkeitä tekijöitä, jo ihan käytännön syistä. Esimerkiksi laskunumeron lisääminen helpottaa laskujen seuraamista kronologisesti, ja yhteystiedot on hyvä olla mukana kaikessa viestinnässä asiakkaasi kanssa. Haluathan, että asiakas tietää, keneen ottaa yhteyttä, jotta mahdollinen ongelma ratkaistaan nopeasti tai että saat viestin mahdollista tilauksen täydentämistä koskien.
Lisätietoja laskuun liitettävistä tiedoista voit tarkistaa aikaisemmasta artikkelistamme 👉 Laskun eräpäivä, mikä merkitys sillä on?
Laskun maksuehto – esimerkkejä
Maksuehdot pitävät sisällään tärkeitä tietoja, sillä yrityksen arjen pyörittäminen vaikeutuu, mikäli laskuja ei makseta ajallaan. Sama vaikeus on edessä, ellet yrittäjänä ole miettinyt millainen maksuaika pitää kassavirtasi tasapainossa.
Katsotaan esimerkki, josta saat paremman käsityksen siitä, miksi maksuehdot ovat tärkeitä yrityksesi taloudelle.
Kuvittele, että olet avaamassa uutta myymälää, ja sinun täytyisi ostaa 6000 eurolla laitteita myymälääsi. Sait äskettäin suuren tilauksen asiakkaalta, josta lähetit 8000 euron laskun. Arvioit, että asiakas maksaa laskun kuun loppuun mennessä.
Maksua ei kuitenkaan kuulu ajallaan. Tämän seurauksena et pysty ostamaan tarvitsemiasi uusia laitteita. Joudut silti maksamaan vuokraa liikkeestä, vaikka et pääse harjoittamaan liiketoimintaa. Myöhästynyt maksu johtaa siis konkreettisesti rahan menettämiseen.
Lyhyen, helposti ymmärrettävän laskun luominen auttaa varmistamaan, että saat maksut ajallaan. Sujuvan laskutuksen ja maksusaatavien kotiutumisen ansiosta voit ennakoida ja suunnitella liiketoimintaasi paremmin.
Yleiset maksuehdot
Maksuehdoista on hyvä kertoa asiakkaalle jo mahdollista sopimusta neuvoteltaessa. Maksuehtojen tulisi parhaimmillaan kannustaa nopeaan maksuun, ja samalla antaa asiakkaalle kuitenkin tarpeeksi aikaa reagoida. Hyvä maksuehto hyödyttää molempia osapuolia. Keräsimme alle muutamia esimerkkejä maksuehdoista.
7, 14 tai 30 pv netto
Nämä ehdot viittaavat päivien lukumäärään, jonka kuluessa maksu on suoritettava. Esimerkiksi 30 pv netto tarkoittaa, että ostajan on suoritettava maksu 30 päivän kuluessa laskussa mainitusta päivämäärästä. Tämä maksuehto tarkoittaa, että päivätessäsi laskun 9. maaliskuuta, asiakasta odotetaan suorittavan maksun viimeistään 8. huhtikuuta.
Mikäli valitset nettomaksuehdon, voi se aiheuttaa sinulle haasteita, sillä yrittäjänä olet toteuttanut koko prosessin ilman tuloja. Asiakkaalle nämä ehdot sopivat yleensä hyvin. Yritä siis löytää ajanjakso, joka toimii sekä sinulle että asiakkaallesi.
Ennakkomaksu
Voit pyytää asiakkaita maksamaan palveluista etukäteen. Ennakkolaskutus yleensä parantaa kassavirtaa ja vähentää riskejä. Muistathan myös mainita peruutusehdot selkeästi. Eräät yrityksen tarjoavat sellaisille asiakkaille alennuksia, jotka maksavat kokonaisuudessaan etukäteen.
Ennakkomaksua kannattaa pyytää, kun maksuehto on työn luonteen vuoksi pitkä. Normaali käytäntö on pyytää osa maksusta ennakkoon. Tämä edesauttaa palvelua toteuttavan yrityksen talouden pysymistä tasapainossa.
Maksuehto: heti
Välittömällä maksulla tarkoitetaan tapahtumaa, jossa maksu suoritetaan heti, kun toimitat tavarat tai palvelut. Esimerkki tällaisesta maksuehdosta on postiennakko. Voit myös kirjata sopimukseen, että tavara palautuu lähettäjälle takaisin, mikäli asiakas ei suorita välitöntä maksua.
Myös perintäkirjeissä maksua vaaditaan usein maksettavaksi heti, sillä eräpäivä on jo ylitetty. Perintäkirjeen saamisen jälkeen alkaa myös viivästyskorko kasvamaan viivästyskorkolain mukaisesti, joten lasku on siinäkin mielessä järkevää maksaa välittömästi. Vähintäänkin on hyvä olla yhteydessä perintätoimistoon, joka kirjeen on lähettänyt, ja sopia mahdollisesta maksujärjestelystä
Yritysten maksuehdot
Kaupallisten sopimusten maksuehtoja määrää maksuehtolaki, joka määrittelee maksuehdoille enimmäispituuden. Maksuehdoksi suositellaan yleisimmin 30 päivää, mutta se voi olla pidempi, mikäli niin asiakkaan kanssa erikseen sovitaan.
Maksuehto kuluttajille
Kuluttajille suositellaan kuluttaja-asiamiehen linjaamaa 14 vuorokauden maksuehtoa, jotta kuluttaja-asiakkaalla on kohtuullinen aika ja tiedot laskun maksamiseen.
Hallitse maksuehdoilla myös maksutapoja
Sen lisäksi, että hallitset ja ohjeistat maksun ajoituksen oikein, voit myös vaikuttaa siihen, kuinka asiakkaat maksavat sinulle. Määritä laskun ehtoihin myös käyttämäsi maksutavat. Viestimällä selkeästi sinulle käyvistä maksutavoista, parannat mahdollisuutta saada maksu ajoissa, ja vältät sekaannukset myöhemmin.
Yksinkertaisin neuvo maksukäytäntöjen valintaan on se, että prosessista tehdään asiakkaalle mahdollisimman vaivaton. Hyväksyttyjen maksutapojen monipuolistaminen lisää usein oikea-aikaisten maksujen todennäköisyyttä.
Lyhyempi maksuehto – rahaa kassaan nopeammin
Kassavirta on yrityksesi toiminnan turvaava tekijä, joten laskujen kotiutuminen ajoissa on yksi parhaista tavoista estää tulevia taloudellisia ongelmia. Tiukemmat ja lyhyemmät maksuehdot ovat joskus se tekijä, joka pitää kassavirran eloisana. Jokaisen yrittäjän tulisikin kysyä itseltään:
- maksavatko asiakkaat ajallaan?
- pitävätkö maksuajat huolen, että sinulla on rahaa menojen maksamiseen?
Jos vastasit ei, on hyvä pohtia, olisiko mahdollista lyhentää maksuehtoja, jotta rahat kotiutuvat tilillesi nopeammin. Kun vähennät päivien määrää, jonka sisällä asiakas voi laskunsa maksaa, sitä soljuvampi on kassavirtasi. Lyhyempi maksuaika tarkoittaa myös sitä, että sinulla on todennäköisemmin tarvittava määrä rahaa yrityksesi arjen pyörittämiseen eli menoihin.
Viesti mahdollisista muutoksista kattavasti
Tehdessäsi muutoksen maksuehtoihin, on tärkeää tiedottaa asiakkaita tarpeeksi ajoissa. Viestiessäsi asiasta kohteliaasti, saat myös tarvittavan palautteen, joka kertoo, mikäli tulevat maksuehdot ovat asiakaskunnallesi täysin mahdottomat. On kuitenkin vaikea kuvitella, että yrittäjä menisi arvioissaan täysin metsään, sillä tuntemalla asiakasprofiilin ja heidän maksukykynsä, pystyt tekemään hyviä päätöksiä asian suhteen.
Kassavirtaa tulisi tarkastella säännöllisesti ja rutiininomaisesti, jotta mahdollisiin ongelmiin pystytään reagoimaan ajoissa. Sen perusteella pystyt myös määrittelemään, mitkä maksuehdot toimivat parhaiten sekä yrityksellesi että asiakkaillesi.
Saatat huomata, että pidemmät maksuehdot ovat toimivia esimerkiksi kanta-asiakkaille, jotka maksavat jatkuvasti ajallaan. Voit kuitenkin harkita mahdollisuutta, jossa uusille tai hitaasti maksaville asiakkaille tarjotaankin lyhyempää maksuehtoa.
Mikäli kaipaat muita vinkkejä kassavirran kääntämiseksi positiiviseksi, saat niitä artikkelistamme, jossa kerromme 👉 kuinka kassavirtaa voi kasvattaa.
Yleisenä neuvona voidaan lopuksi todeta, että älä ylianalysoi maksuehtoja kuitenkaan liikaa. Parhainta on pitää ne mahdollisimman yksinkertaisina. Tämä tarkoittaa maksuehtojen pitämistä lyhyinä ja selkeinä sekä esittää ne aina hyvässä hengessä vastaanottavalle asiakkaalle. Tällöin vältyt väärinymmärryksiltä, jotka johtavat turhaan laskun maksamiseen vasta eräpäivän jälkeen.
Artikkelin on julkaissut Oy Aurum Contactor Ltd:n tarjoama Perintä247 -palvelu, joka tarjoaa tukea ja asiantuntijuutta saatavien kotiuttamisessa mm. maksuhuomautusten sekä perintätoimeksiantojen keinoin. Palvelemme sinua 24/7. Kuulumme kotimaisen Moment Ventures -konsernin Yritys247-perheeseen, joka tarjoaa yrittäjien arkea helpottavia palveluita
