Laskujen maksaminen ei ole ehkä niitä miellyttävimpiä tehtäviä pienyrittäjänä, mutta se on ehdottomasti yksi tärkeimmistä. Joutuessasi tilanteeseen, jossa laskusi kasautuvat etkä pysty suorittamaan maksuja eräpäivänä, voi tilanne tuntua lamaannuttavalta, ja edessä saattaa olla jopa tratta tai protestilista. Turanco Oy:n Tuomo Rantasen mukaan hyvä ennakointi auttaa yritystä pääsemään vaikeidenkin aikojen yli. Lue artikkelista talouspalveluiden ammattilaisen käytännön vinkit maksuvaikeuksien ehkäisemiseen.
Mikä on protestilista?
Protestilista on listaus, joka julkaisee yrityksille aiheutuneet maksuhäiriömerkinnät. Protestilistalta löytyy enimmäkseen trattamerkintöjä sekä velkomustuomioita. Protesti on siis lyhyesti määriteltynä maksamatta jäänyt velka, joka on julkistettu, kun taas tratta on yritykselle lähetetty maksuvaatimus. Useat talouslehdet, kuten Kauppalehti ja Taloussanomat, julkaisevat listausta asiakirjoista, jotka ovat protestoitu. Listauksen kokoaa Suomen Asiakastieto Oy.
Protestilistalta löytyvät yrityksen nimi, y-tunnus sekä kotikunta ja protestoitujen velkojen summa. Protestilistalle tietoja ilmoittavat sekä yksityiset velkojat että viranomaiset. Esimerkiksi Vero.fi:n mukaan verottaja voi ilmoittaa protestilistalle yrityksen maksamatta jääneet arvonlisäverot, ennakonpidätykset sekä työnantajan sairasvakuutusmaksut, mikäli vaadittu summa on suorittamatta maksukehotukseen kirjattuna eräpäivänä.
Verovelkatietoa ei kuitenkaan julkaista, mikäli kerääntyneet velat maksetaan eräpäivään mennessä, ne on poistettu muutoksenhaun vuoksi tai veloista on tehty maksujärjestely, jonka verohallinto on hyväksynyt.
Ulosotto voi lähettää määrältään pienempiäkin summia julkaistavaksi. Perusteena ulosoton protestoinneille on yleensä pitkäaikainen ulosotto, yrityksen toteaminen varattomaksi tai tuntemattomaksi ulosoton yhteydessä.
Mikä on tratta?
Trattaa kutsutaan myös julkisuusuhkaiseksi maksuvaatimukseksi. Sitä käytetään perintäkeinona yritysperinnän parissa. Perintätoimistosta käsin yritykselle lähetettävässä trattakirjeessä on selkeästi ilmoitettu eräpäivä, jolloin maksu tulisi suorittaa. Mikäli kirjeen vastaanottaja ei maksa trattaa merkittyyn eräpäivään mennessä, tratta voidaan protestoida perintätoimiston toimesta. Tästä aiheutuu yritykselle maksuhäiriömerkintä.
Protestilistalle päätyminen viestii taloudellisista vaikeuksista
Yrityksen nimen löytyessä protestilistalta, jättää se julkisuuteen mielikuvan talousvaikeuksissa olevasta yrityksestä. Hidas laskujen maksaminen tai maksuhäiriöt eivät sinällään välttämättä näy yrityksen arjessa juurikaan, mutta joissakin tapauksissa maksuhäiriöt voivat aiheuttaa ongelmia esimerkiksi:
- vakuutuksen ottamisessa
- lainan hakemisessa
- luotolle ostamisessa
- luottokortin saamisessa
- puhelinliittymän hankinnassa’
- toimitilan vuokraamisessa
- uusien yhteistyökumppanuuksien hankinnassa
Maksuvaikeuksiin on kuitenkin mahdollista reagoida jo aikaisessa vaiheessa, jotta mahdollinen trattamerkintä tai protestilistalle joutuminen vältetään. Talouden asiantuntijapalveluita tarjoava Tuomo Rantanen, Turanco Oy:stä, kertoi omat näkemyksensä yrityksen kestävää taloudenhoitoa koskien.
Maksuvaikeuksien ehkäisy vaatii ennakointia
Tuomo Rantasen luotsaama Turanco Oy tarjoaa PK-yrityksille talousjohdon palveluja sekä talouden resurssipalveluja joustavasti eri laajuisina vaihtoehtoina. Sopimus voi kattaa yksittäisen tehtävän, hankkeen tai se voi olla säännöllisesti esimerkiksi muutaman päivän viikossa tai sovitun tuntimäärän kuukaudessa. Pääasiallisesti Rantasta työllistävät kaikki rahoitukseen liittyvät teemat, talouden ennakointi, sijoitustoiminta sekä yritysjärjestelyt.
Muun muassa Talenomin ja Ernst & Youngin palveluksesta yrittäjäksi suunnannut hallitusammattilainen omaa kattavan näkemyksen PK-yrittäjien haasteista. Rantasen mukaan monella yrittäjällä on ennakointi mennyt pieleen tai se on puuttunut kokonaan, mikäli maksuvaikeuksiin joudutaan.
– Kun kassavirtaa ennustetaan, seurataan ja tietoja ylläpidetään, tiedetään milloin mahdollisia vaikeuksia on odotettavissa. Protestilistalle joutuminen ei varmasti tule suurimmalle osalle yllätyksenä, mutta jostain syystä sinne asti vaan annetaan monesti asioiden mennä. Taustalla saattaa olla liian toiveikas “Kyllä tämä tästä vielä kääntyy” -ajattelu, joka ei valitettavasti pohjaudu mihinkään oikeisiin lukuihin, toteaa Rantanen.
– Näinä aikoina monet yritykset ovat heränneet siihen, että kannattaa katsoa sinne tulevaisuuteen, sen sijaan, että katsotaan vain paljonko siellä pankkitilillä on rahaa juuri nyt. Olen asiakkaideni kanssa miettinyt viime aikoina paljon budjetointia, tehnyt kassavirran stressitestejä ja pohtinut erilaisia rahoitusmahdollisuuksia sekä toteuttanut rahoituskierroksia. Kaikki nämä toimenpiteet ovat itse asiassa sellaisia, joilla sitä omaa maksukykyä pystyy varmistamaan ja parantamaan, jatkaa Rantanen.
Maksukyky huononee helposti, jos asiakkaat jättävät laskunsa maksamatta. Jos sinulla on useammin perittäviä laskuja, ryhdy sopimusasiakkaaksi.
Terve kassa kestää muutokset
Jotta yrityksellä on edes mahdollisuudet kannattavaan toimintaan, on kulurakenteen oltava kunnossa ja liiketoiminnan perusasiat mietitty sekä mahdollisuuksien mukaan testattu. Rantanen listasi muutaman vinkin pitkäikäisen yritystoiminnan lähtökohdaksi.
Onko hinnoittelusi ajan tasalla?
Yritystoimintaa perustettaessa on tärkeää miettiä, millaisen kilpailun keskelle saavut, ja paljonko tuotteistasi tai palveluistasi ollaan valmiita maksamaan. Hinnoittelu tulisi muodostaa niin, että myyntikate on riittävä kuluihin nähden, ja jonkin verran voittoakin on mahdollista tehdä.
Pitkäikäisempi yritys taas herää monesti tilanteeseen, jossa kulut ovat kasvaneet, mutta hinnoittelu on edelleen sama kuin yritystä perustettaessa. Aika ajoin on hyvä miettiä hinnankorotuksen mahdollisuutta tai palveleeko hinnoittelumalli ylipäänsä enää yritystäsi vai olisiko se aika päivittää.
Millä volyymillä myyt? – kassavirran ennustaminen
Entä millaisen volyymin yrityksesi tarvitsee myyntiä, kattaakseen kulunsa ja saadaksesi jopa voittoa? Vaihtoehtoja on monia, riippuen toimialasta ja siitä myytkö vain itse vai onko sinulla apunasi esimerkiksi jälleenmyyjiä. Tärkeintä on pystyä ennustamaan millainen myyntikate sinun tuotteisiisi ja palveluihisi sopivalla mallilla mahdollista saavuttaa, ja millaisen kulurakenteen tämä malli kestää? Tätä kutsutaan myös kassavirran ennustamiseksi.
Kassavirran stressitesti
Alati muuttuva maailma saattaa vaikuttaa myös liiketoimintaan. Ennustetulle kassavirralle kannattaa siis myös tehdä muutama vaihtoehtoinen laskelma, joka näyttää tilanteen, jossa myynti syystä tai toisesta putoaa esimerkiksi 30%. Skaalautuvatko kulut vai ei? Kuinka pitkän aikaa kestetään tällä vaihtoehtoisella laskelmalla, entä paljonko käyttöpääomaa tarvitaan, jotta tilanteesta selvitään?
Kun stressitesti on tehty jo etukäteen, on se hyvä viite yrittäjälle siitä, kuinka kauan pienentyneiden tulojen kanssa on mahdollista tulla toimeen, ja missä vaiheessa tarvitaan mahdollisia toimenpiteitä.
Realistinen seuranta
Ennusteiden tekeminen ja kassavirran seuranta saattaa hoitua yrittäjältä itseltäkin moitteettomasti. Mikäli yrittäjä kuitenkin tuntee, että tukea näissä asioissa kaivataan, apuun kannattaa ottaa kirjanpitäjä tai muu ulkopuolinen, konsultoiva osaaja.
Turanco Oy:n Rantanen suosittelee, että vähintään esimerkiksi 6 kk:n kassavirtaennuste tulisi aina olla tehtynä. Ennustetta voidaan ylläpitää kerran kuussa tai joka toinen kuukausi. Mikäli ennuste pienenee, tulisi ennustaa myös mahdollinen ajankohta, jossa tulot saadaan taas nousuun ja tarvitaanko esimerkiksi rahoitusta, jotta yrityksen talous saadaan kestämään sinne asti.
Yrityksen oma maksuseuranta ja prosessit kuntoon
Kun yrityksen oma kassa on kunnossa, kuuluvat omat maksuvelvollisuudet mutkattomasti arjen rutiineihin.
– Lähtökohtaisesti se, joka saataviaan valvoo, tulee ne myös saamaan. Yrityksen kassan näkökulmasta on tärkeää, ettei olla liian sinisilmäisiä asiakkaiden suhteen. On hyvä tiedostaa oman asiakaskunnan tilanne, tarkastaa luottotiedot tarvittaessa, ja päivittää myös maksuehdot palvelemaan yrityksesi tarpeita, opastaa Rantanen.
– Ihan perusprosessit on myös hyvä olla kunnossa. Se, miten esimerkiksi omat maksumuistutukset tai mahdollinen perintäprosessi hoidetaan. Nekin valitettavasti kuuluvat yllättävän monesti yrityksen liiketoimintaan, jatkaa Rantanen.
Yhden virheen hän toivoisi monen yrittäjän välttävän.
– Tyypillisin virhe on se, että rahoituspäätös haetaan vasta silloin kun tilanne on jo päällä. Siinä vaiheessa yrityksellä on monesti heikommat mahdollisuudet valita sopiva rahoitusvaihtoehto tai voi olla, että sellaista ei enää saakaan. Rahoituspäätös kannattaa hakea mahdollisuuksien mukaan jo ennakkoon, erityisesti näinä epävarmoina aikoina. Se on 3-6 kuukautta yleensä voimassa. Voit hakea päätöksen, tietämättä tuletko tarvitsemaan rahoitusta.
Yrityssaneeraus on liiketoiminnan tervehdyttämistä
Samaa ennakointia Rantanen toivoo myös yrityssaneerausta pohdittaessa. Yrityssaneeraukseen ei Rantasen mukaan kannata hakeutua vasta kun konkurssi on jo ovella. Yrityssaneeraus on nimenomaan yrityksen tervehdyttämistä, ja siihen voidaan hakeutua, mikäli yrityksellä on vaikeuksista huolimatta liiketoiminnallista jatkokykyä.
Ensin on kuitenkin hyvä tarkistaa rahoitusvaihtoehdot, sillä pankki ei suinkaan ole ainut taho, joka voi tukea liiketoimintaasi, vaan vaihtoehtoja löytyy niin yksityisen kuin julkisen rahoituksen puolelta.
Lopuksi talouden asiantuntija haluaa muistuttaa yrittäjiä oman verkoston voimasta. Yrittäjän harteilla on paljon päätöksiä, joissa oma verkosto voi olla merkittävä apu.
– Vertaistuki on todella tärkeää. Päätöksenteon äärellä ollaan ihan turhan usein yksin, vaikka on muitakin yrittäjiä, jotka painivat samojen asioiden kanssa. Oman verkoston kasvattamiseen kannattaa panostaa. Sieltä voi tarvittaessa saada apua tai vahvistusta omaan mielipiteeseen, liittyypä kysymys sitten kulurakenteeseen tai uuteen tuotteeseen.
Artikkelin on julkaissut Oy Aurum Contactor Ltd:n tarjoama Perintä247 -palvelu, joka tarjoaa tukea ja asiantuntijuutta saatavien kotiuttamisessa mm. maksuhuomautusten sekä perintätoimeksiantojen keinoin. Palvelemme sinua 24/7. Kuulumme kotimaisen Moment Ventures -konsernin Yritys247-perheeseen, joka tarjoaa yrittäjien arkea helpottavia palveluita.
