Jokaisella yrittäjällä on oikeus saada tuotteistaan ja palveluistaan ennalta sovittu ja sopimuksen mukaan laskutettu korvaus. Mikäli asiakas ei syystä tai toisesta kunnioita laskussa määriteltyjä maksuehtoja, on pikaperintä nopea vaihtoehto erääntyneen laskun perimiseen. Kun asiakkaita ja perintätarpeita on enemmän, säästät aikaa ja vaivaa integroimalla perintäkumppanuuden suoraan taloushallintoosi.
Pikaperinnästä apua yksittäisten saatavien kotiuttamiseen
Ihannetapauksessa kaikki asiakkaat saavat laskunsa ja maksavat ne viipymättä. Aina näin ei kuitenkaan tapahdu, vaikka yrityksen tai yrittäjän laskutusprosessi toimisi moitteettomasti.
Laskun maksamisessa voi esiintyä kohtuuttomia viiveitä, minkä vuoksi palveluntarjoajan on ryhdyttävä tarvittaviin toimenpiteisiin tilanteen korjaamiseksi, ja erääntyneen saatavan perimiseksi.
Perintä on lain säätelemä prosessi, jossa haetaan erääntyneitä saamisia velalliselta. Tämä tarkoittaa yleensä maksumuistutusten lähettämistä asiakkaalle, ja perintälain mukaisten toimenpiteiden toteuttamista, mikäli asiakas ei ole suorittanut maksuja eräpäivään mennessä.
Pikaperintä – toimeksianto verkossa
Pikaperintä on helppo ja nopea apu, kun asiakkaiden eräpäivän ylitykset ovat satunnaisia. Voit tehdä perintätoimeksiannon verkossa, joten saat asian eteenpäin minä kellonaikana tahansa.
Toimeksiantolomakkeella velkoja ilmoittaa ainakin alla listatut tiedot.
- Onko velallinen yritys vai yksityishenkilö?
- Velallisen tarkat yhteystiedot
- Laskutustiedot
- Mistä toimeksianto aloitetaan (maksumuistutuksesta vai perintäkirjeestä)?
Toimeksiantolomakkeessa myös vahvistetaan, että saatava on riidaton eli velallinen ei ole kyseenalaistanut laskun oikeellisuutta.
Kun perintätoimisto saa toimeksiannon, alkaa se vapaaehtoisen perinnän mukaisiin toimenpiteisiin, tavoittaakseen velallisen sekä saadakseen erääntyneet maksut kotiutetuksi.
Toimeksianto yleensä loppuu, kun
- saatava on saatu perittyä
- asiakas itse peruuttaa toimeksiannon tai
- perintäpalvelu ilmoittaa, että saatavaa ei voida periä (esim. velallinen on tuntematon, kuollut tai konkurssissa tai saatava on vanhentunut)
Pikaperintä on vaivaton tapa saada asia eteenpäin ulkoiselle palveluntarjoajalle (perintätoimisto), jolla on tarvittava asiantuntijuus ja kokemus velan perinnästä.
Toimiva taloushallinto on terveen liiketoiminnan edellytys
Laskutus on prosessi, jossa asiakkaille luodaan laskuja toistuvasti tai kertaluonteisesti, asiakkaan valitseman hinnoittelun mukaisesti. Laskun tulisi sisältää ainakin ostajan ostaman tuotteen nimi, tuotteiden tai palveluiden hinnat ja maksuehdot sekä ostajan sekä myyjän yhteystiedot.
Kun laskutusprosessi on hiottu vaivattomaksi ja tehokkaaksi, hyödyttää se niin asiakasta kuin yritystäkin monella eri tavalla, eräpäivän ylittäneiden laskujen huomaamisen lisäksi.
Toimiva laskutus tuo useita etuja yritykselle
Laskutuksen avulla yritys pitää kirjaa kaikista yrityksen sisällä tapahtuvista myynneistä. Laskutuksella on kuitenkin monia muitakin tarkoituksia ja etuja. Listasimme alle muutamia syitä, miksi mahdollisimman sujuvaan prosessiin kannattaa panostaa.
Varaston seuranta
Jos yrityksesi myy tavaroita, laskutus auttaa sinua pitämään kirjaa siitä, kuinka paljon varastoa on tällä hetkellä myynnissä. Voit myös käyttää näitä tietoja suunnitellaksesi ja ennustaaksesi yrityksesi tulevaisuudessa tarvitseman varaston määrän.
Tarkempi kirjanpito
Laskutukseen kirjataan, milloin tavara tai palvelu myydään, ja kenelle sekä kuinka paljon tavaraa tai palveluja on ostettu, ja milloin lasku erääntyy. Näin sekä ostaja että myyjä voivat seurata maksujaan tarkasti, ja estää maksamattomien laskujen erääntymisen.
Laskutus tiedonlähteenä
Laskutustietoja seuraamalla selvität kysytyimmät tuotteet, ostohuiput, asiakkaiden ostotottumukset ja monet muut myyntiä ja markkinointia auttavat yksityiskohdat. Pitkällä aikavälillä tämä auttaa sinua kehittämään yrityksesi liiketoimintaa niin, että vastaat asiakkaiden tarpeisiin yhä paremmin.
Oikeudelliset todisteet
Laskun laatiminen on olennainen vaihe laskutusprosessia, koska lasku toimii myös laillisena todisteena myyntitapahtumaa koskien. Laskun lähettämättä jättäminen voi aiheuttaa yrityksellesi ongelmia tarjottujen palveluiden tai tuotteiden maksujen perimisessä.
Laskut voidaan toimittaa joko perinteisellä postilla, sähköpostin liitteenä tai sähköisen laskutuksen kautta.
Kun haluat säästää aikaa ja vaivaa, kannattaa lasku lähettää laskutusohjelmiston kautta. Käyttäjäystävällisimmissä ohjelmissa sinun tarvitsee vain luoda lasku ja klikata Lähetä-painiketta, jonka jälkeen sähköpostisi toimitetaan välittömästi asiakkaalle.
Laskutusohjelman etu on se, että sinun ei tarvitse huolehtia aiherivin ja sähköpostiviestin kirjoittamisesta tai laskun pdf-tiedoston manuaalisesta liittämisestä, laskutusohjelma tekee kaiken puolestasi.
Automatisoi maksuvalvonta, jos perintätarpeesi on jatkuvaa. Lue lisää sopimusasiakkuudesta.
Miten tehostaa laskutusta?
Tehokas laskutusprosessi nopeuttaa saatavien kotiutumista, ja vältät sillä parhaimmillaan myös turhat perintätoimet. Alla olevan muistilistan avulla voit tarkastaa, olisiko yrityksesi laskutuksessa vielä parantamisen varaa.
1. Aseta selkeät maksuehdot
Selkeiden maksuehtojen asettaminen laskuille lisää todennäköisyyttä saada nopeita maksuja.
Varmista, että laskusta ilmenee selkeästi tiedot maksun eräpäivästä sekä valitsemastasi maksutavasta, kuten luottokortti, pankkisiirto tai mikä tahansa muu vastaanottamasi maksutapa. Mikäli tulet veloittamaan viivästyskoron tai tarjoat ennakkomaksualennuksia, sinun kannattaa lisätä myös kyseiset tiedot laskulle.
2. Lähetä lasku nopeasti
Laskut lähetetään heti tavaran tai palvelun toimituksen jälkeen. Varmista, että asiakkaasi ovat tyytyväisiä palveluun, ja ettei tilauksessa ole ollut ongelmia. Tämän jälkeen pyri laskuttamaan heitä mahdollisimman pian.
Mitä nopeammin laskun lähetät, sitä nopeammin maksu vastaanotetaan, ja asiakas pystyy valmistautumaan maksun tekemiseen eräpäivänä.
3. Automaatio yksinkertaistaa prosessia
Suurin osa laskutusprosessia voidaan automatisoida yksinkertaisilla työkaluilla tai ohjelmistoilla. Ohjelmistot sisältävät muun muassa laskun luomisen, erääntyneiden laskujen muistutukset, toistuvien maksujen automaattiset maksut, muutamia mainitaksemme. Voit jopa käyttää ilmaisia laskumalleja nopeuttaaksesi laskutusta.
Oletko jo tutustunut esimerkiksi Visma Netvisoriin?
4. Vaihda laskentataulukot ohjelmistoon
Yleinen käsitys on, että erilaisten laskentataulukoiden käyttö aiheuttaa yritykselle liian usein ongelmia. Niiden hyödyntäminen ei ole vain aikaa vievää, mutta ne aiheuttavat myös paljon virhetulkintoja, monesti inhimillisten virheiden takia.
5. Älykkäät integraatiot
Mikäli tarvetta on, valitse laskutusohjelmisto, joka on avoin integraatioille muiden työkalujesi kanssa. Yksi potentiaalinen vaihtoehto on, että integroit CRM:si suoraan laskutusohjelmistoon. Yrityksellesi sopivimman laskutusohjelmiston avulla voit työskennellä nopeammin ja älykkäämmin sujuvien integraatioiden avulla, jotka säästävät yrityksesi resursseja, ja tekevät laskutuksesta helpompaa.
Perintäkumppanuus osana laskutusprosessia
Perintä247 tarjoaa vaivatonta kumppanuutta Visma Netvisorin käyttäjille. Netvisorin avulla pystyt huolehtimaan yrityksesi taloushallinnosta vaivatta. Laskutus sujuu nopeasti ja helposti, ja hoidat ostolaskut hetkessä. Ohjelmiston avulla voit myös luottaa siihen, että yrityksesi kirjanpito ja kriittiset luvut ovat aina ajan tasalla.
Mikäli Netvisor on sinulle tuttu sähköinen laskutusohjelma ja käytössä, voit yhdistää huomautus- ja perintäpalvelun helposti suoraan taloushallintoosi. Kun huomautus- ja perintäpalvelu on automatisoitu, pidät huolen siitä, että ylittyneet eräpäivät huomataan ajoissa, ja maksujen kotiuttamista edistetään ajoissa.
Perintä247:n huomautus- ja perintäpalvelu
- Yhdessä sovittujen määritysten mukaisesti laskut siirtyvät Netvisoriin automaattisesti. Alkuvaiheessa laskut voidaan siirtää pyynnöstä tai asiakkaan erillisen hyväksynnän kautta.
- Asiakkaalle voidaan toimittaa sähköpostilla listaus palveluun siirtyneistä laskuista, ja laskun tila päivittyy Netvisoriin automaattisesti (huomautettu / perinnässä).
- Perinnän tarkempaa tilaa voit aina seurata Perintä247-palvelussa. Palveluun siirrettyjen laskujen suoritustilanne kirjataan Netvisoriin, hyödyntäen asiakkaan kanssa sovittuja kirjanpidon tilejä. Mahdolliset Netvisoriin kohdistuneet ohisuoritukset huomioidaan automaattisesti.
Mikäli käytössäsi on jokin muu laskutusohjelma, on Perintä247:llä ratkaisu myös sinulle. Muiden aineistosiirtojen osalta otamme selvityksen alle parhaan toimintamallin räätälöidysti juuri yrityksesi tarpeisiin. Huomioimme liiketoiminnallesi kriittiset tarpeet, ja suunnittelemme parhaan mahdollisen tavan toteuttaa laskujen seurantaa, aina huomautuksista perintätoimenpiteisiin asti.
Olipa yrityksellesi sopivin vaihtoehto pikaperintä tai sopimuskumppanuus, suunnittelemalla tämänkin vaiheen osaksi laskutusprosessia jo ennakkoon, saat viivästynyttä maksusuoritusta koskevat toimenpiteet heti käyntiin, kun tarve ilmenee.
Artikkelin on julkaissut Oy Aurum Contactor Ltd:n tarjoama Perintä247 -palvelu, joka tarjoaa tukea ja asiantuntijuutta saatavien kotiuttamisessa mm. maksuhuomautusten sekä perintätoimeksiantojen keinoin. Palvelemme sinua 24/7. Kuulumme kotimaisen Moment Ventures -konsernin Yritys247-perheeseen, joka tarjoaa yrittäjien arkea helpottavia palveluita.
