Mitä kaikkea hyvät laskutustiedot sisältää? Huhtikuussa 2024 voimaan tullut lakimuutos vaikutti merkittävästi yritysten ja yksityishenkilöiden laskutukseen. Lakimuutoksen myötä luottotietojen tarkistaminen pelkän nimen perusteella ei enää ole mahdollista, vaan siihen tarvitaan henkilötunnus, kuten perintätoimiakin varten. Muutos kattaa sekä yrityksen että yksityishenkilön laskutustiedot, joten viimeistään nyt on hyvä tietää, mitä laskussa pitää näkyä, jotta lasku on perintäkelpoinen.
Luottotietojen tarkistaminen vaatii henkilötunnuksen
Aiemmin oli mahdollista tarkistaa henkilön luottotiedot pelkän nimen perusteella, mikä saattoi johtaa virheisiin, erityisesti silloin, kun usealla henkilöllä on sama nimi.
Nyt laki edellyttää henkilötunnusta, mikä vähentää virheellisiä tarkistuksia ja parantaa yksilön tietosuojaa. Tämä kattaa erityisesti laskutustiedot, joita yritykset käsittelevät luottokauppojen yhteydessä.
Laskun perintä ei onnistu ilman henkilötunnusta
Lakimuutoksen myötä myös perintätoimien aloittaminen edellyttää henkilötunnusta. Tämä varmistaa, että perintätoimet kohdistuvat oikeaan henkilöön, ja vähentää väärinkäsitysten mahdollisuuksia. Yritysten on siis tärkeää varmistaa, että laskutustiedot sisältävät asiakkaan henkilötunnuksen silloin, kun maksuehtoihin kuuluu perinnän mahdollisuus.
Lue lisää: Yksittäisen maksun perintä yritykseltä tai yksityiseltä
Lakimuutos takaa paremman yksityisyyden suojan
Lakimuutos on osa laajempaa kokonaisuutta, jossa pyritään parantamaan yksityisyyden suojaa ja vahvistamaan kuluttajien oikeuksia. Esimerkiksi tietosuoja-asetukset ja digitalisaatio ovat lisänneet tarvetta huolellisemmalle henkilötietojen käsittelylle.
Aiemmat käytännöt, joissa luottotiedot voitiin tarkistaa pelkän nimen perusteella, ovat voineet johtaa väärinkäytöksiin, ja henkilöiden virheellisten luottotietojen tarkistamiseen. Tämä on ollut erityisen ongelmallista silloin, kun samannimiset henkilöt ovat sekoittuneet keskenään.
Yrityksen laskutustiedot ja yksityishenkilön laskutustiedot – lakimuutoksen vaikutukset
Lakimuutos on vaikuttanut sekä yritysten että yksityishenkilöiden laskutustietoihin. Yrityksille tämä tarkoittaa tarkempia velvoitteita luottotietojen tarkistamisessa ja perinnässä. Kuluttajat taas hyötyvät siitä, että heidän henkilötietojensa käyttöä suojataan paremmin. Laskutustiedot ovat keskeisessä roolissa erityisesti silloin, kun yritykset käsittelevät maksutietoja ja tarkistavat asiakkaidensa luottokelpoisuutta.
Henkilötunnus laskutuksessa – hyödyt ja riskit
Vaikka lakimuutos edellyttää henkilötunnuksen käyttöä luottotietojen tarkistuksessa ja perinnässä, henkilötunnuksen rutiininomainen käyttö laskutustiedoissa jää jokaisen omaksi valinnaksi. Henkilötunnuksen käytössä on sekä hyötyjä että riskejä.
Hyödyt henkilötunnuksen käytöstä laskutustiedoissa
- Tarkempi tunnistaminen. Henkilötunnus auttaa varmistamaan, että lasku kohdistuu oikealle henkilölle, erityisesti jos kyseessä on yleinen nimi. Tämä vähentää laskutusvirheitä ja helpottaa perintäprosessia.
- Perinnän sujuvuus. Henkilötunnuksen avulla perintäprosessi nopeutuu, sillä se on pakollinen tieto perinnän aloittamiseksi, jos maksua ei suoriteta ajallaan.
Riskit ja tietosuojakysymykset
- Tietosuojariskit. Henkilötunnus on arkaluontoinen tieto, ja sen väärinkäyttö voi johtaa identiteettivarkauksiin. Laskutustiedot tulee suojata asianmukaisesti, jotta tietomurroilta vältytään.
- GDPR-vaatimukset. Euroopan unionin tietosuoja-asetus (GDPR) vaatii, että henkilötietoja käsitellään vain todellisen tarpeen mukaan. Henkilötunnuksen käyttö laskutuksessa on perusteltua vain, jos siihen on selkeä syy, kuten perintätoimenpiteet.
Lakimuutoksen vaikutukset eri toimijoille
- Yrityksille ja palveluntarjoajille. Lakimuutos tuo uusia vaatimuksia luottotietojen tarkistamisprosessiin. Yritysten on nyt varmistettava, että heillä on henkilön henkilötunnus, ennen kuin he voivat tarkistaa luottotiedot tai lähettää laskuja perintään.
- Kuluttajille. Muutos parantaa kuluttajien oikeuksia ja suojaa väärinkäytöksiltä. Nyt on pienempi riski joutua tilanteeseen, jossa joku toinen tarkistaa virheellisesti luottotietosi tai lähettää perintäkirjeen väärään osoitteeseen.
- Perintätoimistoille. Perintätoimistojen osalta muutos vähentää väärinkäsityksiä ja tehostaa siten toimintaa.
Lakimuutoksen odotetaan lisäävän luottamusta ja turvallisuutta henkilötietojen käsittelyyn, ja se edustaa yksittäisenä toimena laajempaa pyrkimystä yksilön oikeuksien parempaan suojeluun digitalisoituvassa yhteiskunnassa.
Henkilötunnuksen tai Y-tunnuksen pyytäminen laskutusprosessissa
Kun asiakas tekee tilauksen tai sopimuksen, on suositeltavaa pyytää henkilötunnus tai Y-tunnus heti sopimuksen vahvistamisen yhteydessä, erityisesti luottokaupoissa. Tämä varmistaa, että kaikki tarvittavat tiedot ovat valmiina luottotietojen tarkistukseen tai perintään, mikäli maksua ei saada sovitussa ajassa. Yrityksen laskutustiedot sisältävät tällöin kaikki tarvittavat tiedot perinnän aloittamiseksi ilman viivettä.
Mitä ovat laskutustiedot?
Laskutustiedot ovat olennaisia tietoja, joita käytetään laskun laatimisessa ja lähettämisessä maksajalle. Ne sisältävät laskuttajan ja maksajan perustiedot, kuten nimet, osoitteet ja Y-tunnukset, laskun päivämäärän, laskunumeron, maksuehdot, eräpäivän sekä selkeän erittelyn laskutettavista tuotteista tai palveluista.
Lisäksi laskutustiedot sisältävät maksutiedot, kuten pankkitilin IBAN-muodossa sekä viitenumeron. Oikein laaditut laskutustiedot ovat välttämättömiä, jotta lasku on perintäkelpoinen ja maksuprosessi sujuu ongelmitta.
Lue lisää: Laskutusohjelma – hyödyt PK-yritykselle ja vinkit valintaan
Perintäkelpoinen lasku – mitä laskussa pitää näkyä?
Perintäkelpoinen lasku edellyttää tiettyjen laskutustietojen olemassaoloa. Teimme avuksesi listauksen siitä, mitä laskutustietoja tarvitaan:
- Laskuttajan tiedot
- Laskuttajan nimi tai yrityksen nimi
- Y-tunnus
- Osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
- Maksajan tiedot
- Asiakkaan nimi (yksityishenkilöllä henkilötunnus, yrityksellä Y-tunnus)
- Osoite
- Sähköposti tai puhelinnumero, jos käytetään sähköistä laskutusta
- Laskun perustiedot
- Laskun päivämäärä
- Laskun numero (uniikki viitenumero)
- Eräpäivä
- Laskun kokonaismäärä
- Viitenumero tai muu yksilöintitieto maksua varten
- Maksuehdot
- Maksuehto (esimerkiksi 14 tai 30 päivää laskun päivämäärästä)
- Viivästyskorko (laissa säädetty)
- Tuotteiden tai palvelujen erittely
- Selkeä kuvaus laskutetuista tuotteista tai palveluista
- Määrä ja yksikköhinta
- Alv-erittely (jos sovellettavissa):
- Verokanta ja alv-määrä
- Maksutiedot
- Pankkitilin numero IBAN-muodossa
- Maksunsaajan nimi
- BIC-koodi kansainvälisissä maksutilanteissa
On tärkeää, että laskutustiedot joita perintätilanteessa tarvitaan, ovat täsmällisiä ja oikein. Jos laskutustiedot puuttuvat tai ne ovat puutteellisia, lasku ei välttämättä ole perintäkelpoinen, mikä viivästyttää saatavien kotiuttamista.
Lue lisää: Useampi perintätarve kuukaudessa? – valitse sopimusasiakkuus
Hyvä laskutusprosessi – näin varmistat sujuvan ja tehokkaan laskutuksen
Tehokas laskutusprosessi on tärkeä osa liiketoimintaa, sillä se vaikuttaa suoraan yrityksen kassavirtaan ja asiakassuhteisiin. Hyvin toteutettu laskutusprosessi minimoi virheitä, nopeuttaa maksamista ja parantaa asiakaskokemusta. Lue alta vaiheet, jotka muodostavat hyvän laskutusprosessin.
1. Sopimuksen tekeminen
Ennen laskutuksen aloittamista on tärkeää laatia selkeä sopimus asiakkaan kanssa. Sopimuksessa on määriteltävä:
- Palvelut tai tuotteet. Mitä yritys toimittaa asiakkaalle?
- Hinnoittelu. Miten hinnat määräytyvät? Onko sovittu erikoistarjouksia tai alennuksia?
- Maksuehdot. Milloin maksu on suoritettava ja minkälaista maksutapaa käytetään?
Sopimuksen myötä varmistetaan, että molemmat osapuolet ymmärtävät ja hyväksyvät laskutustiedot ja -käytännöt.
2. Asiakastietojen kerääminen
Laskutuksen sujuvuuden varmistamiseksi on kerättävä kaikki tarvittavat asiakastiedot, kuten:
- Nimi. Yksityishenkilöiden kohdalla myös henkilötunnus ja yritysten kohdalla Y-tunnus.
- Osoite. Laskun lähettämiseen tarvittava osoite.
- Yhteystiedot. Puhelinnumero ja sähköpostiosoite mahdollisia kysymyksiä varten.
3. Laskun laatiminen
Laskun laatimisen yhteydessä on huolehdittava seuraavista asioista:
- Selkeä rakenne. Laskun tulee olla selkeä ja helposti ymmärrettävä.
- Laskutustiedot. Varmista, että lasku sisältää kaikki tarvittavat tiedot:
- Laskuttajan ja maksajan tiedot
- Laskun päivämäärä ja numero
- Eräpäivä ja maksuehdot
- Erittely laskutetuista tuotteista tai palveluista
- Kokonaissumma ja mahdolliset alv-erittelyt
- Maksutiedot (esim. IBAN ja BIC-koodi)
4. Laskun lähettäminen
Lasku voidaan lähettää joko sähköisesti tai paperimuodossa. Sähkölaskutus on usein nopeampaa ja ympäristöystävällisempää. Varmista, että:
- Lasku lähetetään oikeaan osoitteeseen.
- Se lähetetään ajallaan, mieluiten heti, kun palvelu on suoritettu tai tuote toimitettu.
5. Maksun seuranta
Seuranta on olennainen osa laskutusprosessia. Hyvin toimivassa prosessissa on:
- Maksutarkistus. Tarkista säännöllisesti, onko maksut saapuneet ajallaan.
- Muistutukset. Mikäli maksua ei ole suoritettu eräpäivään mennessä, lähetä ystävällinen muistutus asiakkaalle.
Lue lisää: Viivästyskorko 2024, maksumuistutus ja muut toimet eräpäivän jälkeen
6. Perintätoimet
Jos maksua ei saada suoritettua muistutuksista huolimatta, on hyvä siirtää prosessi osaavan perintätoimiston käsiin.
7. Laskutustiedot ja arkistointi
Kaikki laskut ja niihin liittyvät tiedot tulee arkistoida asianmukaisesti. Tämä auttaa:
- Kirjanpidossa.
- Mahdollisissa riitatilanteissa. Arkistoitu materiaali voi olla tarpeen, jos asiakkaan kanssa syntyy erimielisyyksiä.
Hyvä laskutusprosessi koostuu useista keskeisistä vaiheista, jotka yhdessä varmistavat tehokkaan ja sujuvan laskutuksen. Selkeä sopimus, tarkat laskutustiedot, huolellinen laskun laatiminen, maksujen seuranta ja asianmukainen arkistointi ovat avaintekijöitä onnistuneessa laskutusprosessissa.
Artikkelin on julkaissut Oy Aurum Contactor Ltd:n tarjoama Perintä247 -palvelu, joka tarjoaa tukea ja asiantuntijuutta saatavien kotiuttamisessa mm. maksuhuomautusten sekä perintätoimeksiantojen keinoin. Palvelemme sinua 24/7. Kuulumme kotimaisen Moment Ventures -konserniin, joka työllistää noin 200 ammattilaista neljällä eri paikkakunnalla.
